Les fichiers Excel et CSV restent la première source de données des utilisateurs métier : exports d'un logiciel de gestion, tableaux d'objectifs, référentiels tenus à la main. Power BI se connecte aussi bien à un fichier de votre poste qu'à un fichier stocké dans SharePoint ou OneDrive. Ce choix d'emplacement a des conséquences après la publication : un fichier local exige une passerelle pour être actualisé dans le service, alors qu'un fichier dans le cloud est actualisé directement.

Après la sélection des données dans le Navigateur, deux boutons sont proposés. Charger importe les données telles quelles dans le modèle ; vous pourrez toujours les retravailler ensuite par Accueil > Transformer les données. Transformer les données ouvre l'éditeur Power Query avant tout chargement ; vous chargerez ensuite par Accueil > Fermer et appliquer. Préférez Transformer les données dès que la source demande un nettoyage.

1. Lancez Power BI Desktop et enregistrez le fichier (par exemple Data_Voyages.pbix).

2. Accueil > Obtenir des données. Le bouton affiche toutes les catégories de sources ; la flèche déroule les sources les plus courantes.

[Capture : Power BI Desktop, onglet Accueil, menu Obtenir des données déroulé avec la liste des sources courantes]

3. Renseignez les informations demandées par le connecteur (fichier, URL, serveur), puis vos identifiants lors de la première connexion.

4. Dans le Navigateur, cochez les tables ou feuilles, puis cliquez sur Charger ou Transformer les données.

1. Accueil > Obtenir des données > Classeur Excel, puis sélectionnez le fichier Data_Voyages.xlsx du kit pédagogique.

2. Dans le Navigateur, cochez la feuille Data, puis cliquez sur Transformer les données.

[Capture : fenêtre Navigateur avec la feuille Data cochée et l'aperçu des données de Data_Voyages.xlsx]

1. Accueil > Obtenir des données > Texte/CSV, puis sélectionnez le fichier.

2. Si les caractères accentués s'affichent mal, choisissez 1252 : Europe de l'Ouest (Windows) dans la liste Origine du fichier. Seul l'UTF-8 précédé d'une marque d'ordre d'octet (BOM) est détecté automatiquement.

3. Au besoin, corrigez le Délimiteur (virgule, point-virgule, tabulation, personnalisé ou largeur fixe) et la Détection du type de données (200 premières lignes, jeu complet ou aucune).

[Capture : boîte de dialogue d'aperçu d'un fichier CSV avec les listes Origine du fichier, Délimiteur et Détection du type de données]

4. Cliquez sur Charger ou Transformer les données.

1. Ouvrez le classeur dans l'application de bureau Excel, puis Fichier > Informations > Copier le chemin d'accès.

2. Dans Power BI Desktop, Obtenir des données > Web, collez l'adresse et supprimez la fin ?web=1.

3. Choisissez Compte d'organisation comme mode d'authentification, connectez-vous, puis sélectionnez la feuille dans le Navigateur.

1. Ouvrez la page d'accueil du site SharePoint et copiez son adresse dans la barre du navigateur (la partie qui précède Documents partagés). Seule une page SharePoint moderne fonctionne.

[Capture : barre d'adresse du navigateur sur la page d'accueil d'un site SharePoint, avec la partie de l'URL à copier surlignée]

2. Dans Power BI Desktop, Obtenir des données > Dossier SharePoint, collez l'adresse dans URL du site, puis OK.

3. Lors de la première connexion, choisissez Compte Microsoft ou Compte d'organisation et connectez-vous.

4. Cliquez sur Transformer les données : une table liste tous les fichiers de tous les dossiers du site.

[Capture : éditeur Power Query affichant la table des fichiers SharePoint avec les colonnes Content, Name, Extension et Folder Path]

5. Pour un seul fichier Excel, cliquez sur Binary dans la colonne Content (une étape « Excel importé » est ajoutée), puis sur Table dans la colonne Data de la feuille voulue.

6. Pour tous les fichiers d'un dossier, filtrez la colonne Folder Path sur ce dossier, puis combinez les fichiers comme expliqué dans la page Combiner des fichiers et des feuilles de la partie 2.

La procédure d'origine consiste à créer une requête vide (Accueil > Nouvelle source > Requête vide), à ouvrir Accueil > Éditeur avancé et à remplacer le code par une fonction M qui décompresse l'archive.

Le fichier Data_Voyages.xlsx se trouve dans le kit pédagogique, dans le dossier PowerBIDesktop_KitPedagodate_samples. Connectez-vous à la feuille Data, puis comparez avec la version CSV du même fichier pour observer l'effet du réglage Origine du fichier.

Voir Exo 1.1 | Voyages dans la page Mise en pratique.