Informations générales
Administration de Power BI Service et publication collaborative
Objectifs pédagogiques
À l'issue de cette séquence, les participants seront capables de :
Décrire l'architecture globale de Power BI Service (espaces de travail, applications, pipelines de déploiement) Créer et configurer un espace de travail avec les rôles appropriés (administrateur, membre, contributeur, lecteur) Structurer et certifier les jeux de données pour garantir la confiance des utilisateurs Publier un rapport depuis Power BI Desktop vers un espace de travail Partager un rapport via lien direct, application ou intégration SharePoint/Teams Utiliser les fonctionnalités collaboratives : commentaires, annotations, abonnements et alertes Déroulement détaillé de la séquence
Partie 1 — Architecture globale de Power BI Service (25 min)
Contenu à présenter
Présentation de l'écosystème Power BI : Desktop (création) → Service (diffusion, collaboration) → Mobile (consultation) Composants principaux du Service : espaces de travail, jeux de données, rapports, tableaux de bord, applications Espaces de travail : conteneurs logiques qui regroupent les artefacts (datasets, rapports, dashboards) — notion centrale de l'administration Applications Power BI : packaging de contenu destiné aux utilisateurs finaux — publication d'une sélection de rapports et tableaux de bord en lecture seule Pipelines de déploiement : gestion des environnements Développement → Test → Production — disponible avec licence Premium/PPU Capacités et licences : différences entre Pro, Premium Per User (PPU) et Premium par capacité — impact sur les fonctionnalités d'administration Conseils formateur
💡 Commencer par un schéma d'architecture global (Desktop → Service → Mobile) projeté au tableau. Cela permet aux participants de situer chaque composant dans le flux global.
⚠️ Bien distinguer « espace de travail » et « application » : l'espace de travail est l'espace de travail collaboratif des créateurs, l'application est le contenu packagé pour les consommateurs.
💡 Si les participants n'ont pas de licence Premium, expliquer les pipelines de déploiement de manière théorique avec des captures d'écran. Ce n'est pas bloquant pour la suite.
Partie 2 — Création et configuration d'un espace de travail (30 min)
Contenu à présenter
Créer un espace de travail : nom, description, image, licence requise (Pro minimum) Paramètres avancés : mode de licence (Pro, PPU, Premium par capacité), région de stockage des données Les 4 rôles d'un espace de travail et leurs permissions : — Administrateur : contrôle total (paramètres, membres, suppression) — Membre : publication, modification des rapports, gestion du contenu — Contributeur : publication et modification, pas de gestion des membres — Lecteur : consultation uniquement, pas de modification Attribution des rôles : ajouter des utilisateurs individuels ou des groupes de sécurité Azure AD Bonnes pratiques : utiliser des groupes de sécurité plutôt que des utilisateurs individuels, limiter le nombre d'administrateurs, documenter la matrice de rôles Travaux pratiques
TP — Créer et configurer un espace de travail
Accéder à Power BI Service (app.powerbi.com) Créer un nouvel espace de travail nommé « Formation PBI - [Prénom] » Configurer la description et les paramètres de licence Ajouter un collègue avec le rôle Contributeur Ajouter un autre collègue avec le rôle Lecteur Vérifier les permissions de chaque rôle en se connectant avec un autre compte Conseils formateur
💡 Si les participants travaillent seuls, leur demander de s'ajouter mutuellement dans leurs espaces de travail respectifs pour tester les différents rôles.
⚠️ Rappeler que la création d'un espace de travail nécessite une licence Pro ou PPU. Vérifier en amont que tous les comptes sont bien activés.
Partie 3 — Structuration et certification des jeux de données (20 min)
Contenu à présenter
Jeu de données (dataset) : la couche de données sous-jacente à un rapport — peut être partagé entre plusieurs rapports Promotion d'un jeu de données : marquer un dataset comme « Promu » pour signaler qu'il est prêt à l'emploi et fiable Certification d'un jeu de données : niveau supérieur de confiance, réservé aux administrateurs — indique que le dataset est la source de référence officielle Processus de certification : paramétrage dans le portail d'administration Power BI (Paramètres du tenant → Certification) Découverte des jeux de données : les utilisateurs peuvent trouver et réutiliser les datasets certifiés/promus via le hub de données Bonnes pratiques de nommage : convention de nommage cohérente (ex. : DS_Ventes_Mensuel, RPT_Dashboard_Commercial), documentation des sources Gouvernance DSI : définir un processus de validation avant certification, documenter les propriétaires de chaque dataset Conseils formateur
💡 Montrer la différence visuelle entre un dataset promu (icône bleue) et certifié (badge doré) dans le hub de données. C'est très parlant pour les participants.
⚠️ La certification nécessite des droits d'administration du tenant. Si les participants n'ont pas ces droits, faire la démonstration en mode guidé et expliquer le processus.
Partie 4 — Publication d'un rapport depuis Power BI Desktop (25 min)
Contenu à présenter
Processus de publication : Fichier → Publier → sélection de l'espace de travail de destination Ce qui est publié : le rapport (.pbix) et le jeu de données sous-jacent sont envoyés séparément dans le Service Mise à jour d'un rapport existant : republier écrase la version précédente du rapport et du dataset (pas de versioning natif) Vérification post-publication : ouvrir le rapport dans le Service, vérifier les visuels, les données et les interactions Gestion des erreurs courantes : problème de licence, espace de travail non trouvé, conflit de nom, sources de données non configurées Bonnes pratiques : toujours publier dans un espace de travail de développement en premier, puis utiliser les pipelines de déploiement pour promouvoir vers la production Travaux pratiques
TP — Publier un rapport
Ouvrir un rapport Power BI Desktop d'exercice Cliquer sur Fichier → Publier Sélectionner l'espace de travail créé précédemment Vérifier la publication dans le Service : ouvrir le rapport et le dataset Modifier un visuel dans Desktop et republier — constater la mise à jour dans le Service Conseils formateur
💡 Préparer un fichier .pbix d'exercice simple (3-4 visuels, données embarquées) pour que le TP soit fluide et rapide.
⚠️ Si certains participants ont des erreurs de publication (licence, connexion), les résoudre individuellement pendant que les autres avancent. C'est souvent lié à la configuration du compte.
Partie 5 — Options de partage et diffusion (25 min)
Contenu à présenter
Partage par lien direct : générer un lien de partage avec permissions de lecture ou de modification — le plus rapide mais difficile à gouverner Partage via une application Power BI : créer une application à partir de l'espace de travail — contenu packagé, lecture seule, audiences définies Intégration SharePoint Online : utiliser le composant WebPart Power BI pour intégrer un rapport directement dans une page SharePoint Intégration Microsoft Teams : épingler un rapport dans un onglet Teams — les utilisateurs consultent le rapport sans quitter Teams Comparaison des méthodes : lien direct (rapide, peu gouverné), application (gouverné, scalable), SharePoint/Teams (intégré dans le quotidien) Permissions requises : le destinataire doit avoir une licence Pro/PPU sauf si le contenu est dans une capacité Premium Bonnes pratiques : privilégier les applications pour la diffusion à grande échelle, réserver les liens directs pour les partages ponctuels Conseils formateur
💡 Faire une démonstration de chaque méthode de partage en direct pour que les participants voient les différences d'expérience utilisateur.
⚠️ L'intégration Teams/SharePoint nécessite que ces services soient activés dans le tenant Microsoft 365. Vérifier en amont.
Partie 6 — Collaboration, abonnements et exports (25 min)
Contenu à présenter
Commentaires et annotations : ajouter des commentaires sur un visuel ou une page de rapport — les commentaires sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès au rapport Mentions (@) : mentionner un collègue dans un commentaire pour le notifier par e-mail — facilite la collaboration asynchrone Abonnements par e-mail : configurer l'envoi automatique d'une capture du rapport à intervalles réguliers (quotidien, hebdomadaire, etc.) Alertes sur les données : configurer une alerte sur une vignette de tableau de bord quand une valeur dépasse un seuil — déclenche une notification par e-mail ou mobile Export des données depuis un visuel : options Excel, CSV — limites (max 150 000 lignes pour les données sous-jacentes) Export du rapport complet : PDF (capture statique), PowerPoint (diapositives), Excel (données connectées via Analyze in Excel) Restrictions et bonnes pratiques : contrôler les permissions d'export dans les paramètres du tenant, sensibiliser les utilisateurs à la confidentialité des données exportées Travaux pratiques
TP — Collaboration et export
Ouvrir le rapport publié dans le Service Ajouter un commentaire sur un visuel en mentionnant un collègue (@prénom) Configurer un abonnement par e-mail hebdomadaire sur une page du rapport Créer une alerte sur une vignette du tableau de bord (seuil à dépasser) Exporter une page du rapport en PDF et les données d'un visuel en Excel Vérifier les restrictions d'export dans les paramètres du rapport Conseils formateur
💡 Les alertes de données nécessitent un tableau de bord (pas un rapport). Montrer comment épingler un visuel de rapport sur un tableau de bord avant de configurer l'alerte.
⚠️ L'export en Excel connecté (Analyze in Excel) nécessite le complément Excel. Prévenir les participants si ce n'est pas installé sur leurs machines.
Synthèse et évaluation (10 min)
Tour de table
Chaque participant décrit comment il envisage d'organiser les espaces de travail dans son contexte professionnel (nombre, nommage, rôles) Quiz de validation (5 questions)
Quels sont les 4 rôles disponibles dans un espace de travail Power BI ? Quelle est la différence entre un jeu de données promu et certifié ? Citez 3 méthodes de partage d'un rapport Power BI. Comment configurer un abonnement par e-mail sur un rapport ? Quelles sont les limites de l'export de données depuis un visuel ? Questions / Réponses
Ouvrir la discussion sur les problématiques d'administration et de gouvernance rencontrées par les participants Ressources complémentaires
Espaces de travail Power BI — Microsoft Learn Applications Power BI — Microsoft Learn Pipelines de déploiement — Microsoft Learn Certification des jeux de données — Microsoft Learn Publication depuis Desktop — Microsoft Learn Partage de rapports — Microsoft Learn Commentaires et collaboration — Microsoft Learn Abonnements par e-mail — Microsoft Learn Alertes sur les données — Microsoft Learn Export de données — Microsoft Learn Conseils formateur — Vue d'ensemble du thème
💡 Ce premier thème est fondamental : il pose les bases de l'administration Power BI Service. S'assurer que tous les participants ont bien compris la structure espaces de travail / applications / rôles avant de passer aux thèmes suivants.
💡 Alterner entre démonstrations en direct et travaux pratiques toutes les 25-30 minutes pour maintenir l'attention. Les TP sur la création d'espace de travail et la publication sont rapides et concrets.
💡 Profiter du TP de partage pour montrer l'expérience utilisateur côté consommateur : se connecter avec un compte Lecteur et montrer ce qu'il voit (et ne voit pas).
⚠️ Vérifier avant la formation que tous les comptes Pro/PPU sont actifs, que le tenant autorise la création d'espaces de travail et que SharePoint/Teams sont accessibles. Ces prérequis techniques sont les plus fréquentes causes de blocage.
⚠️ Préparer un fichier .pbix d'exercice contenant des données embarquées (pas de connexion externe) pour éviter les problèmes de source de données lors de la publication.
