Chaque espace de travail peut disposer d’une application.
1. Qu'est-ce qu'une Application Power BI ?
Si l'espace de travail est votre atelier de développement, l'Application est votre vitrine de présentation.
Une Application Power BI est un package qui regroupe :
et des liens que vous avez sélectionnés dans un espace de travail. Une application contient :
Une expérience utilisateur simplifiée : vos utilisateurs n'ont pas à naviguer dans la complexité d'un espace de travail. Ils accèdent à un contenu propre et organisé. Une distribution centralisée : un seul lien pour accéder à tout un ensemble de rapports. Un contrôle total : vous décidez exactement quel contenu est visible et dans quel ordre. Une personnalisation (Audiences) : Vous pouvez montrer ou masquer certains éléments de l'application à différents groupes d'utilisateurs, le tout au sein d'une seule et même application. Un “Branding” : vous pouvez ajouter un logo et une couleur de thème pour l'aligner sur l'identité visuelle de votre entreprise. 2. Créer et publier votre première application
La publication d'une application se fait depuis un espace de travail existant.
Ouvrez l'espace de travail contenant les rapports et tableaux de bord que vous souhaitez partager. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton Créer une application. Vous entrez alors dans l'assistant de configuration en trois étapes :
Nom de l'application : Donnez un nom explicite qui parlera à vos utilisateurs (ex: "Tableau de Bord des Ventes" ou "Suivi de la Performance RH"). Description : Expliquez brièvement le but de l'application, les données qu'elle contient et qui contacter en cas de question. Logo : Téléchargez une image (logo de l'entreprise, du projet...). Couleur du thème de l'application : Choisissez une couleur pour l'en-tête de l'application. C'est ici que vous sélectionnez ce qui apparaîtra dans votre application. La liste de tout le contenu de votre espace de travail s'affiche. Utilisez le bouton + Ajouter du contenu pour inclure des rapports, des tableaux de bord, ou même des liens externes (vers une documentation, un site SharePoint...). Vous pouvez réorganiser les éléments par glisser-déposer pour définir l'ordre de navigation. Important : Un élément présent dans l'espace de travail mais non ajouté ici ne sera pas visible dans l'application. C'est ici que vous définissez qui peut accéder à l'application. C'est l'étape la plus cruciale pour la sécurité. Nous la détaillons dans la section suivante. Pour une première application simple, vous pouvez donner l'accès à "Toute l'organisation" ou à des utilisateurs/groupes de sécurité spécifiques. Une fois la configuration terminée, cliquez sur Publier l'application en haut à droite. Confirmez la publication. Félicitations, votre application est en ligne ! 3. Personnaliser l'expérience utilisateur
La fonctionnalité "Audience" est l'un des plus grands atouts des applications. Elle vous permet de créer des vues personnalisées pour différents groupes d'utilisateurs au sein d'une seule application.
Exemple concret :
Vous avez une application de ventes avec 5 rapports :
Rapport global des ventes Détail Ventes - Région Nord Détail Ventes - Région Sud Objectifs des commerciaux Rapport sur les marges (confidentiel) Vous pouvez créer 3 audiences :
"Direction" : Voit les 5 rapports. "Équipe Ventes Nord" : Ne voit que le rapport global, le détail Nord et les objectifs. "Équipe Ventes Sud" : Ne voit que le rapport global, le détail Sud et les objectifs. Comment configurer les audiences ?
Dans l'onglet Audience de la configuration de l'application, vous verrez une première audience par défaut. Renommez-la (ex: "Direction") et ajoutez les utilisateurs ou groupes Microsoft 365 correspondants dans le panneau "Accorder l'accès à". Cliquez sur + Nouvelle audience pour en créer une seconde (ex: "Équipe Ventes Nord"). Ajoutez les membres concernés. À côté du nom de chaque audience, vous pouvez sélectionner laquelle voir pour la configuration. Pour chaque audience, utilisez l'icône de l'œil (👁️) à côté de chaque élément de contenu pour le rendre visible ou le masquer. 4. Mettre à Jour une application existante
Lorsque vous modifiez un rapport dans l'espace de travail, les changements ne sont pas automatiquement répercutés dans l'application publiée.
Pour mettre à jour l'application :
Apportez vos modifications aux rapports ou tableaux de bord directement dans l'espace de travail. Une fois vos changements prêts, retournez sur la page principale de l'espace de travail. Une notification apparaîtra : "Vous avez mis à jour le contenu de cet espace de travail. Accédez à la publication de l'application pour partager vos modifications." Cliquez sur le bouton Mettre à jour l'application en haut à droite. Vous pouvez revoir les onglets Configuration, Contenu et Audience si nécessaire. Cliquez sur Mettre à jour l'application. Vous aurez la possibilité d'envoyer une notification aux utilisateurs pour les informer de la mise à jour. 5. Foire Aux Questions (FAQ)
Q : Les utilisateurs de mon application ont-ils besoin d'une licence Power BI Pro ?
R : Oui, en général. Pour qu'un utilisateur puisse voir une application, il doit avoir une licence Power BI Pro ou PPU. L'exception est si l'espace de travail est hébergé sur une capacité Premium, auquel cas les utilisateurs avec une licence gratuite peuvent consulter l'application.
Q : Comment mes utilisateurs trouvent-ils l'application ?
R : Une fois que vous publiez l'application et leur donnez accès, ils peuvent la trouver dans le volet de navigation de gauche du service Power BI, sous la section "Applications". Vous pouvez également leur envoyer le lien direct de l'application.
Q : Que se passe-t-il si je supprime un rapport de l'espace de travail ?
R : Le rapport sera automatiquement retiré de l'application lors de la prochaine mise à jour. Si vous mettez à jour l'application, Power BI vous avertira que le lien est rompu.
Q : Puis-je empêcher les utilisateurs de copier ou télécharger les données des rapports dans l'application ?
R : Oui. Dans l'onglet Audience, sous la liste des utilisateurs, vous trouverez des options avancées pour "Autoriser les utilisateurs à partager les jeux de données" et "Autoriser les utilisateurs à générer du contenu avec les jeux de données". Décochez ces options pour restreindre leurs droits.
Application dans un espace de travail
